Jeden Tag finden in Unternehmen und Organisationen auf der ganzen Welt Tausende von Business Meetings statt. Meetings sind ein wesentlicher Bestandteil des Tagesgeschäfts von Unternehmen und sind der Ort, an dem viele der wichtigsten Geschäftsentscheidungen und Diskussionen stattfinden. Aber Meetings sind auch einer der am meisten beklagten Aspekte des Arbeitslebens, und das aus einer Vielzahl von Gründen.
Solche Beschwerden werden durch Untersuchungen gestützt, die zeigen, dass die Länge und Häufigkeit von Meetings in den letzten 50 Jahren zugenommen hat, bis zu dem Punkt, an dem Führungskräfte durchschnittlich fast 23 Stunden pro Woche in ihnen verbringen, während es in den 1960er Jahren noch weniger als 10 Stunden waren. Zusätzlich beinhaltet das noch nicht einmal all die spontanen Zusammenkünfte, die es nicht auf den Terminplan schaffen.
Dies wirft viele Fragen darüber auf, wie wir Meetings durchführen sollten und wie nicht. Es gibt letztlich keinen inhärenten Fehler im Konzept eines Meetings. Vielmehr scheitern Meetings, weil sie schlecht geplant und schlecht durchgeführt werden (oder beides). Dadurch wird wertvolle Zeit, Energie und letztlich auch Geld verschwendet.
Das muss bei Ihren Meetings nicht der Fall sein!
Hier sind 8 Tipps zum Meeting-Management, die Ihnen helfen, diese Frustrationen zu beseitigen und Business Meetings produktiver und effektiver durchzuführen.
1. Vorbereiten, vorbereiten, vorbereiten
Der erste Meeting-Management-Tipp ist die gründliche Vorbereitung. Die mangelnde Vorbereitung auf ein Meeting ist vielleicht der Hauptgrund für das Scheitern von Meetings. Bevor Sie also die nächste Einladung zu einem Meeting abschicken, sollten Sie ein paar kritische Fragen klären:
Erstens: Wissen Sie, warum Sie sich treffen? Drücken Sie dies in einem einzigen Satz aus, wenn Sie können.
Zweitens: Was sind die Entscheidungen oder Aktionen, die Sie aus dem Meeting resultieren lassen wollen? Schreiben Sie auch diese auf.
Drittens: Ist ein Treffen überhaupt notwendig? Oder könnte eine E-Mail, ein Telefonat oder eine andere Form der Kommunikation denselben Zweck effizienter erfüllen?
2. Haben Sie IMMER eine Agenda
Sobald Sie Ihren Zweck definiert und festgestellt haben, dass Sie sich tatsächlich treffen müssen, schreiben Sie Ihren Zweck und die Ergebnisse in eine einfache Tagesordnung, die allen Teilnehmern mit der Einladung zum Meeting mitgeteilt werden kann. Das frühzeitige Versenden der Tagesordnung ist wichtig, da es den Teilnehmern hilft, sich angemessen auf Ihr Meeting vorzubereiten. Außerdem ist sie von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, das Meeting fokussiert und auf Kurs zu halten.
Profi-Tipp: Achten Sie darauf nicht zu ungenau zu sein. Tagesordnungspunkte wie „Projekt besprechen“ oder „Folien präsentieren“ sind nicht hilfreich. Seien Sie angemessen spezifisch!
3. Laden Sie die richtigen Leute ein
Es kann verlockend sein, alle und jeden auf Ihre Meeting-Einladungen zu setzen (und manchmal ist das auch notwendig), aber das kann die Zeit und Energie der anderen massiv in Anspruch nehmen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob jemand an Ihrem Meeting teilnehmen soll, sollten Sie ihn kurz anrufen oder per E-Mail oder Chat fragen, ob er dabei sein möchte. Eine weitere Möglichkeit ist die Verwendung der Funktion „Optionale Teilnehmer“ in einigen Kalenderanwendungen.
4. Seien Sie höflich, wenn Sie Besprechungen planen
Seien Sie sehr vorsichtig, wann Sie Ihre Besprechungen ansetzen. In vielen Unternehmen gibt es bestimmte Tageszeiten, die für das Ansetzen von Besprechungen tabu sind. In der Regel sind dies die erste halbe Stunde des Tages, die Mittagszeit oder die letzte Stunde des Tages. Die Planung von Meetings zu diesen Zeiten birgt die Gefahr, dass Zeit verloren geht, wenn ein oder mehrere Teilnehmer zu spät kommen oder früher gehen müssen. Jede Organisation oder jedes Unternehmen ist jedoch anders, also planen Sie Ihre Meetings entsprechend der DNA Ihrer Organisation oder Ihres Unternehmens.
5. Pünktlich anfangen, pünktlich aufhören
Es ist absolut akzeptabel, dass sich die Teilnehmer zu Beginn eines Meetings kurz unter die Leute mischen und sich unterhalten, aber es ist auch wichtig, sicherzustellen, dass Sie Ihre Meetings so pünktlich wie möglich beginnen und beenden.
Um den Zeitplan einzuhalten, sollten Sie nach strategischen Möglichkeiten suchen, um die Teilnehmer einzuschließen und pünktlich zu beginnen. Ziehen Sie zum Beispiel in Erwägung, aufzustehen und die Tür des Besprechungsraums zu schließen, sobald alle Teilnehmer im Raum sind. Sie könnten auch die Person, die sich am nächsten zur Tür befindet, bitten, diese zu schließen. Beide Methoden signalisieren den Teilnehmern auf subtile Weise, dass die Besprechung in Kürze beginnen wird.
Wenn sich das Ende der Besprechung nähert, können Sie sich taktvoll in die Diskussion einmischen und den Teilnehmern mitteilen, dass die Zeit abläuft. Sie könnten z. B. sagen: „Dies war eine großartige Diskussion, und ich möchte sie nicht abkürzen, aber die Zeit läuft uns davon. Sollen wir ein Folgetreffen ansetzen, um diese Diskussion fortzusetzen?“
Es ist auch wichtig, die Teilnehmer zu ermutigen, sich aktiv an der Besprechung zu beteiligen, um sicherzustellen, dass Sie die Zeit aller Teilnehmer möglichst effizient nutzen. Sie können sogar in Erwägung ziehen, die Teilnehmer davon abzuhalten, ihre Telefone während des Meetings zu benutzen, um unnötige Ablenkungen zu vermeiden.
Profi-Tipp: Es ist in Ordnung, kurze Meetings abzuhalten! Wenn Sie den Zweck der Besprechung bereits erfüllt haben, teilen Sie den Teilnehmern einfach mit, dass Sie das Ziel der Besprechung früher als erwartet erreicht haben und dass Sie die Besprechung vorzeitig beenden werden, um allen ein wenig Zeit für ihren Arbeitstag zu geben. Ihre Mitarbeiter werden dies zu schätzen wissen!
6. Notizen machen
Es ist wichtig, dass Sie sich Notizen machen und alle Erkenntnisse aus dem Meeting festhalten, egal ob es sich um Diskussionspunkte, Aktionspunkte, wichtige Entscheidungen oder offene Fragen handelt. Manchmal lohnt es sich sogar, Ihre Besprechungsnotizen auf dem Bildschirm abzutippen, damit alle sie sehen können. Dies hat nicht nur den Vorteil, dass die Konversation konzentriert bleibt, sondern auch, dass das kollektive Verständnis und die Klarheit über die Besprechungsergebnisse sichergestellt werden.
7. Leiten Sie die Diskussion
Manchmal – besonders in Brainstorming-Meetings – kann es leicht passieren, dass die Diskussion vom Thema abschweift. Manchmal können diese Abschweifungen wertvoll sein, aber häufiger sind sie nicht sofort machbar oder hilfreich. In solchen Momenten ist es wichtig, das Gespräch taktvoll wieder auf das richtige Thema der Tagesordnung zu lenken.
Wann immer es einen Punkt in Ihrem Meeting gibt, an dem die Konversation zu weit abschweift, erwägen Sie, sich taktvoll in die Konversation einzuschalten und eine der folgenden Strategien anzuwenden, um das Meeting wieder zu fokussieren:
- Halten Sie den Punkt in Ihren Notizen als zukünftigen Diskussionspunkt für einen anderen Zeitpunkt fest
- Schlagen Sie vor, ein separates Treffen zu planen, um die Idee zu erkunden.
Erklären Sie respektvoll, dass das Gespräch vom Thema abweicht und dass Sie es gerne wieder auf die Tagesordnung setzen würden.
8. Nachfassen mit einer Nachricht
Wenn Sie sich während des Meetings gute Notizen gemacht haben, wird dieser Schritt ein Kinderspiel sein. Schicken Sie Ihre Notizen einfach am Ende der Besprechung an alle Teilnehmer. Wenn es bestimmte Nachbereitungspunkte gibt, fügen Sie diese zu Ihrer To-Do-Liste oder Ihrem Aufgabenmanager hinzu, um sie im Auge zu behalten. Wenn Folgemeetings anstehen, planen Sie diese sofort ein, um zukünftige Terminkonflikte zu vermeiden.
Fazit
Die effektive Durchführung von Meetings ist sowohl eine Kunst als auch eine Wissenschaft, und es ist wichtig, dass Sie Ihre Meeting-Leistung regelmäßig überprüfen. Stellen Sie sich am Ende eines jeden Tages Fragen zu Ihren Meetings:
- Haben Ihre Meetings ihre Ziele erreicht?
- Was ist in Ihren Meetings gut gelaufen?
- Was könnte verbessert werden?
Indem Sie regelmäßig an Ihren Meeting-Management-Fähigkeiten feilen, werden Sie Ihre Meetings maximieren und Respekt bei Ihren Mitarbeitern aufbauen, die wissen, dass Sie eine Person sind, die Dinge erledigt und ihre Zeit respektiert.
Egal, ob Sie ein Meeting vor Ort veranstalten oder das Meeting Online durchführen – die richtige Technologie kann Ihnen helfen, Ihre Teams zusammenzubringen und effektivere Meetings durchzuführen.
