8 Strategien für ein effektiveres Business Meeting

Jeden Tag finden in Unternehmen und Organisationen auf der ganzen Welt Tausende von  Business Meetings statt. Meetings sind ein wesentlicher Bestandteil des Tagesgeschäfts von Unternehmen und sind der Ort, an dem viele der wichtigsten Geschäftsentscheidungen und Diskussionen stattfinden. Aber Meetings sind auch einer der am meisten beklagten Aspekte des Arbeitslebens, und das aus einer Vielzahl von Gründen. 

Solche Beschwerden werden durch Untersuchungen gestützt, die zeigen, dass die Länge und Häufigkeit von Meetings in den letzten 50 Jahren zugenommen hat, bis zu dem Punkt, an dem Führungskräfte durchschnittlich fast 23 Stunden pro Woche in ihnen verbringen, während es in den 1960er Jahren noch weniger als 10 Stunden waren. Zusätzlich beinhaltet das noch nicht einmal all die spontanen Zusammenkünfte, die es nicht auf den Terminplan schaffen.

Dies wirft viele Fragen darüber auf, wie wir Meetings durchführen sollten und wie nicht. Es gibt letztlich keinen inhärenten Fehler im Konzept eines Meetings. Vielmehr scheitern Meetings, weil sie schlecht geplant und schlecht durchgeführt werden (oder beides). Dadurch wird wertvolle Zeit, Energie und letztlich auch Geld verschwendet. 

Das muss bei Ihren Meetings nicht der Fall sein!

Hier sind 8 Tipps zum Meeting-Management, die Ihnen helfen, diese Frustrationen zu beseitigen und Business Meetings produktiver und effektiver durchzuführen.

1. Vorbereiten, vorbereiten, vorbereiten

Der erste Meeting-Management-Tipp ist die gründliche Vorbereitung. Die mangelnde Vorbereitung auf ein Meeting ist vielleicht der Hauptgrund für das Scheitern von Meetings. Bevor Sie also die nächste Einladung zu einem Meeting abschicken, sollten Sie ein paar kritische Fragen klären:

Erstens: Wissen Sie, warum Sie sich treffen? Drücken Sie dies in einem einzigen Satz aus, wenn Sie können.

Zweitens: Was sind die Entscheidungen oder Aktionen, die Sie aus dem Meeting resultieren lassen wollen? Schreiben Sie auch diese auf.

Drittens: Ist ein Treffen überhaupt notwendig? Oder könnte eine E-Mail, ein Telefonat oder eine andere Form der Kommunikation denselben Zweck effizienter erfüllen?

2. Haben Sie IMMER eine Agenda

Sobald Sie Ihren Zweck definiert und festgestellt haben, dass Sie sich tatsächlich treffen müssen, schreiben Sie Ihren Zweck und die Ergebnisse in eine einfache Tagesordnung, die allen Teilnehmern mit der Einladung zum Meeting mitgeteilt werden kann. Das frühzeitige Versenden der Tagesordnung ist wichtig, da es den Teilnehmern hilft, sich angemessen auf Ihr Meeting vorzubereiten. Außerdem ist sie von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, das Meeting fokussiert und auf Kurs zu halten.

Profi-Tipp: Achten Sie darauf nicht zu ungenau zu sein. Tagesordnungspunkte wie “Projekt besprechen” oder “Folien präsentieren” sind nicht hilfreich. Seien Sie angemessen spezifisch!

3. Laden Sie die richtigen Leute ein

Es kann verlockend sein, alle und jeden auf Ihre Meeting-Einladungen zu setzen (und manchmal ist das auch notwendig), aber das kann die Zeit und Energie der anderen massiv in Anspruch nehmen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob jemand an Ihrem Meeting teilnehmen soll, sollten Sie ihn kurz anrufen oder per E-Mail oder Chat fragen, ob er dabei sein möchte. Eine weitere Möglichkeit ist die Verwendung der Funktion “Optionale Teilnehmer” in einigen Kalenderanwendungen.

4. Seien Sie höflich, wenn Sie Besprechungen planen

Seien Sie sehr vorsichtig, wann Sie Ihre Besprechungen ansetzen. In vielen Unternehmen gibt es bestimmte Tageszeiten, die für das Ansetzen von Besprechungen tabu sind. In der Regel sind dies die erste halbe Stunde des Tages, die Mittagszeit oder die letzte Stunde des Tages. Die Planung von Meetings zu diesen Zeiten birgt die Gefahr, dass Zeit verloren geht, wenn ein oder mehrere Teilnehmer zu spät kommen oder früher gehen müssen. Jede Organisation oder jedes Unternehmen ist jedoch anders, also planen Sie Ihre Meetings entsprechend der DNA Ihrer Organisation oder Ihres Unternehmens.

5. Pünktlich anfangen, pünktlich aufhören

Es ist absolut akzeptabel, dass sich die Teilnehmer zu Beginn eines Meetings kurz unter die Leute mischen und sich unterhalten, aber es ist auch wichtig, sicherzustellen, dass Sie Ihre Meetings so pünktlich wie möglich beginnen und beenden.

Um den Zeitplan einzuhalten, sollten Sie nach strategischen Möglichkeiten suchen, um die Teilnehmer einzuschließen und pünktlich zu beginnen. Ziehen Sie zum Beispiel in Erwägung, aufzustehen und die Tür des Besprechungsraums zu schließen, sobald alle Teilnehmer im Raum sind. Sie könnten auch die Person, die sich am nächsten zur Tür befindet, bitten, diese zu schließen. Beide Methoden signalisieren den Teilnehmern auf subtile Weise, dass die Besprechung in Kürze beginnen wird.

Wenn sich das Ende der Besprechung nähert, können Sie sich taktvoll in die Diskussion einmischen und den Teilnehmern mitteilen, dass die Zeit abläuft. Sie könnten z. B. sagen: “Dies war eine großartige Diskussion, und ich möchte sie nicht abkürzen, aber die Zeit läuft uns davon. Sollen wir ein Folgetreffen ansetzen, um diese Diskussion fortzusetzen?”

Es ist auch wichtig, die Teilnehmer zu ermutigen, sich aktiv an der Besprechung zu beteiligen, um sicherzustellen, dass Sie die Zeit aller Teilnehmer möglichst effizient nutzen. Sie können sogar in Erwägung ziehen, die Teilnehmer davon abzuhalten, ihre Telefone während des Meetings zu benutzen, um unnötige Ablenkungen zu vermeiden.

Profi-Tipp: Es ist in Ordnung, kurze Meetings abzuhalten! Wenn Sie den Zweck der Besprechung bereits erfüllt haben, teilen Sie den Teilnehmern einfach mit, dass Sie das Ziel der Besprechung früher als erwartet erreicht haben und dass Sie die Besprechung vorzeitig beenden werden, um allen ein wenig Zeit für ihren Arbeitstag zu geben. Ihre Mitarbeiter werden dies zu schätzen wissen!

6. Notizen machen

Es ist wichtig, dass Sie sich Notizen machen und alle Erkenntnisse aus dem Meeting festhalten, egal ob es sich um Diskussionspunkte, Aktionspunkte, wichtige Entscheidungen oder offene Fragen handelt. Manchmal lohnt es sich sogar, Ihre Besprechungsnotizen auf dem Bildschirm abzutippen, damit alle sie sehen können. Dies hat nicht nur den Vorteil, dass die Konversation konzentriert bleibt, sondern auch, dass das kollektive Verständnis und die Klarheit über die Besprechungsergebnisse sichergestellt werden.

7. Leiten Sie die Diskussion

Manchmal – besonders in Brainstorming-Meetings – kann es leicht passieren, dass die Diskussion vom Thema abschweift. Manchmal können diese Abschweifungen wertvoll sein, aber häufiger sind sie nicht sofort machbar oder hilfreich. In solchen Momenten ist es wichtig, das Gespräch taktvoll wieder auf das richtige Thema der Tagesordnung zu lenken.

Wann immer es einen Punkt in Ihrem Meeting gibt, an dem die Konversation zu weit abschweift, erwägen Sie, sich taktvoll in die Konversation einzuschalten und eine der folgenden Strategien anzuwenden, um das Meeting wieder zu fokussieren:

  • Halten Sie den Punkt in Ihren Notizen als zukünftigen Diskussionspunkt für einen anderen Zeitpunkt fest
  • Schlagen Sie vor, ein separates Treffen zu planen, um die Idee zu erkunden.

Erklären Sie respektvoll, dass das Gespräch vom Thema abweicht und dass Sie es gerne wieder auf die Tagesordnung setzen würden.

8. Nachfassen mit einer Nachricht

Wenn Sie sich während des Meetings gute Notizen gemacht haben, wird dieser Schritt ein Kinderspiel sein. Schicken Sie Ihre Notizen einfach am Ende der Besprechung an alle Teilnehmer. Wenn es bestimmte Nachbereitungspunkte gibt, fügen Sie diese zu Ihrer To-Do-Liste oder Ihrem Aufgabenmanager hinzu, um sie im Auge zu behalten. Wenn Folgemeetings anstehen, planen Sie diese sofort ein, um zukünftige Terminkonflikte zu vermeiden.

Fazit

Die effektive Durchführung von Meetings ist sowohl eine Kunst als auch eine Wissenschaft, und es ist wichtig, dass Sie Ihre Meeting-Leistung regelmäßig überprüfen. Stellen Sie sich am Ende eines jeden Tages Fragen zu Ihren Meetings:

  • Haben Ihre Meetings ihre Ziele erreicht?
  • Was ist in Ihren Meetings gut gelaufen?
  • Was könnte verbessert werden?

Indem Sie regelmäßig an Ihren Meeting-Management-Fähigkeiten feilen, werden Sie Ihre Meetings maximieren und Respekt bei Ihren Mitarbeitern aufbauen, die wissen, dass Sie eine Person sind, die Dinge erledigt und ihre Zeit respektiert.

Egal, ob Sie ein Meeting vor Ort veranstalten oder das Meeting Online durchführen – die richtige Technologie kann Ihnen helfen, Ihre Teams zusammenzubringen und effektivere Meetings durchzuführen.

Verbessern Sie Ihre Konzentration während Arbeit

Konzentration inmitten von Ablenkungen erreichen

Wie oft haben Sie schon an Ihrem Schreibtisch gesessen und versucht, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren, nur um festzustellen, dass Ihre Gedanken abschweifen?

Trotz Ihrer besten Absichten können Sie sich einfach nicht konzentrieren. Wir alle kennen diese frustrierende Situation, und sie kann unsere Leistung wirklich beeinträchtigen.

In diesem Artikel, zeige ich Ihnen Strategien, mit denen Sie Ihre Konzentration verbessern und Ihre täglichen Ablenkungen reduzieren können.

Umgebung

Ihre persönliche Arbeitsumgebung spielt eine große Rolle für Ihre Konzentrationsfähigkeit. Je angenehmer und einladender Ihre Umgebung ist, desto leichter wird es Ihnen fallen, dort zu bleiben und sich zu konzentrieren.

Hier sind einige Ideen zur Verbesserung Ihrer physischen Umgebung:

Stellen Sie sicher, dass Sie es bequem haben – Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihr Stuhl und Ihr Schreibtisch die richtige Höhe haben, damit Sie bequem arbeiten können. Wenn Ihr Stuhl zu hoch oder Ihr Schreibtisch zu niedrig ist, werden Sie sich unwohl fühlen und sind versucht, dies als Ausrede zu nutzen, um aufzustehen und wegzugehen.

Hängen Sie Bilder auf – Das Betrachten einer natürlichen Szene oder das Beobachten von Wildtieren kann helfen, die Konzentration zu verbessern. Wenn Sie die Möglichkeit haben, Bilder in Ihrem Büro oder Arbeitsbereich aufzuhängen, dann wählen Sie Landschaften oder natürliche Bilder, die Ihnen gefallen. Dies kann Ihrer Konzentration helfen, besonders wenn Sie die Bilder von Ihrem Schreibtisch aus sehen können.

Schalten Sie Ablenkungen so weit wie möglich aus – Musik zu hören kann helfen, besonders wenn es sich um Instrumentalmusik handelt. Manche Menschen verwenden sogar “weißes Rauschen”-Apps – diese erzeugen ein gleichmäßiges, nicht ablenkendes Geräusch wie Meereswellen oder fallenden Regen. Dieses gleichmäßige Hintergrundgeräusch kann andere Geräusche übertönen und Ihnen helfen, sich besser zu konzentrieren und Ablenkungen zu ignorieren.

Ernährung

Befolgen Sie einige einfache Ernährungstipps:

Trinken Sie Wasser – Viele von uns denken nicht daran, Wasser zu trinken, während wir arbeiten, doch Dehydrierung kann dazu führen, dass wir uns müde, reizbar, langsam oder sogar krank fühlen. Wenn unser Gehirn nicht genügend Flüssigkeit hat, kann es nicht mit Höchstleistung arbeiten. Eine ausreichende Flüssigkeitszufuhr ist ein einfacher Weg, um Ihre Konzentration während des Tages zu verbessern.

Essen Sie Frühstück – Beginnen Sie Ihren Tag mit einem gesunden Frühstück. Es ist viel schwieriger, sich zu konzentrieren, wenn Sie hungrig sind, also essen Sie eine ausgewogene Mahlzeit, bevor Sie zur Arbeit gehen. Sie können Ihre Konzentration auch über den Tag hinweg fördern, indem Sie gesunde Snacks an Ihrem Schreibtisch bereithalten. Mandeln, Vollkorncracker, frisches Obst und Gemüse sind eine gute Wahl.

Stehen Sie auf und bewegen Sie sich – Gehen Sie während des Tages herum? Wenn es Ihnen wie vielen Menschen geht, bewegen Sie sich wahrscheinlich nicht genug. Untersuchungen haben gezeigt, dass regelmäßiges Gehen dazu beitragen kann, Ihre Konzentration während des Tages zu steigern.

Mindset

Ständige Ablenkungen und die damit verbundene niedrige Produktivität sind in den heutigen Büros so alltäglich geworden, dass Ärzte dem Phänomen sogar einen Namen gegeben haben: Attention Deficit Trait, oder ADT. Sie sagen, dass ganze Organisationen darunter leiden können.

Befolgen Sie einige dieser Richtlinien, um Ihren Geist zu fokussieren:

Nehmen Sie sich Zeit, um sich mit Sorgen zu beschäftigen – Viele von uns haben Schwierigkeiten, sich tagsüber zu konzentrieren, weil wir uns ständig Gedanken über andere Dinge machen. Das kann ein nahender Abgabetermin für ein Projekt sein, das Sie noch nicht begonnen haben, ein neuer Kollege, der Probleme macht, oder einfach die Menge an Arbeit auf Ihrem Schreibtisch. Wenn Sie sich von Sorgen ablenken lassen, dann notieren Sie sich diese, damit Sie sie nicht im Kopf behalten müssen. Planen Sie dann Zeit ein, um sich mit diesen Problemen zu beschäftigen.

Konzentrieren Sie sich auf nur  eine Aufgabe – Es kann viel schwieriger sein, sich zu konzentrieren, wenn Sie Minipausen (15-30 Sekunden) einlegen, um E-Mails zu beantworten, Textnachrichten zu senden oder schnelle Telefonate zu führen. Einige Forscher glauben, dass es bis zu 15 Minuten dauern kann, bis wir uns nach einer Ablenkung wieder vollständig konzentrieren können.

Schließen Sie Ihr E-Mail-Postfach und Ihr Chat-Programm – Wenn Ihr Büro es erlaubt, schließen Sie Ihre Bürotür oder stellen Sie ein “Bitte nicht stören”-Schild auf, um Ihre Kollegen wissen zu lassen, dass Sie sich konzentrieren müssen. (Wenn Sie ein Manager sind und eine Politik der offenen Tür betreiben wollen, dann ziehen Sie in Erwägung, zu Zeiten, in denen Sie sich konzentrieren müssen, von zu Hause oder von einem anderen Ort aus zu arbeiten).

Wechseln Sie zwischen aufmerksamkeitsstarken und aufmerksamkeitsschwachen Aufgaben – Dies kann Ihrem Gehirn nach starker Konzentration eine Pause gönnen. Wenn Sie zum Beispiel zwei Stunden lang am Budget Ihrer Abteilung arbeiten, werden Sie sich danach wahrscheinlich müde fühlen. Sie können Ihre Energie wieder aufladen, indem Sie 15 Minuten lang an einer weniger aufmerksamkeitsstarken Aufgabe arbeiten, z. B. an der Ablage, bevor Sie sich wieder dem Budget zuwenden.

Prioritäten setzen – Zu viel zu tun zu haben, kann ablenken, und das führt manchmal zu Prokrastination. Oder Sie springen schnell von einer Aufgabe zur nächsten und erwecken so die Illusion von Arbeit – aber in Wirklichkeit erreichen Sie nicht viel. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Aufgaben Sie beginnen sollen oder welche am wichtigsten sind, nehmen Sie sich 10 oder 15 Minuten Zeit, um Ihre To-Do-Liste zu priorisieren.

Wenn Sie Ablenkungen einschränken, können Sie in den Fluss Ihrer Arbeit kommen – und so mehr erledigen. .

Weitere Tipps zur Verbesserung Ihrer Konzentration

Machen Sie kurze Pausen – Wir können Meister im Fokussieren sein, aber irgendwann brauchen wir eine Pause. Unserem Geist kann es schwer fallen, sich acht Stunden am Tag intensiv auf Aufgaben zu konzentrieren. Hier kann es besser sein, Ihre Arbeit in einstündige Abschnitte zu unterteilen, mit einer 5-10-minütigen Pause zwischen den Aufgaben. Diese kurze Pause ermöglicht es Ihrem Geist, sich auszuruhen, bevor Sie sich wieder konzentrieren.

Verwenden Sie ein Telefon-Headset – Wenn Sie ein Headset für Ihr Telefon haben, sollten Sie es jeden Tag für ein paar Stunden verwenden. Wenn Ihre Kollegen denken, dass Sie telefonieren, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie Sie unterbrechen.

Versprechen Sie sich selbst eine Belohnung – Machen Sie zum Beispiel eine Regel, dass Sie, wenn Sie sich 45 Minuten lang intensiv auf eine Aufgabe konzentrieren, eine Pause machen können, um eine Tasse Kaffee zu trinken, wenn Sie fertig sind.

Kleine “Selbstbelohnungen” können oft große Motivatoren sein.

Planen Sie E-Mail-Downloads – Es kann sehr ablenkend sein, wenn alle paar Minuten E-Mails in Ihrem Posteingang auftauchen – man ist versucht, die Arbeit zu unterbrechen und sie sofort zu beantworten. Wenn Sie können, planen Sie Ihre E-Mails so, dass sie nur ein paar Mal am Tag heruntergeladen werden, und erledigen Sie alle Ihre E-Mails in einem Rutsch.